Nebenkostenabrechnung: Worauf Mieter achten sollten

Wer eine Wohnung mietet, erhält einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung. Was drinsteht, welche Kosten auf dich als Mieter umlegbar sind und welche Fristen du kennen solltest, erfährst du hier!

• Die Nebenkostenabrechnung beinhaltet alle laufenden Kosten, die für die Instandhaltung eines Gebäudes anfallen. Dazu zählen unter anderem Heiz- und Reinigungskosten.
• Sowohl für die Ausstellung als auch für die Bezahlung der Nebenkostenrechnung herrschen fixe Fristen.
• Die Nebenkosten werden in der Regel jährlich abgerechnet, können aber auch per Vorauszahlung fällig werden.

1. Wofür muss man Nebenkosten zahlen?
2. Was ist der Unterschied zwischen Nebenkostenabrechnung und Betriebskostenabrechnung?
3. Welche Fehler treten am häufigten bei Nebenkostenabrechnungen auf?
4. Welche Fristen muss der Vermieter einhalten?
5. Diese Fristen gelten für Mieter

Zunächst eine wichtige Definition: Nebenkosten sind nicht gleich Betriebskosten! Zu den Nebenkosten zählen alle Kosten, die im Zusammenhang mit der Immobilie entstehen. Dazu zählen beispielsweise die Instandhaltungs- und Verwaltungskosten. Betriebskosten hingegen sind laufende Kosten, die dem bestimmungsgemäßen Gebrauch der Immobilie dienen.

Insgesamt schreibt die Betriebskostenverordnung 17 verschiedene Kostenarten fest, die vom Vermieter auf den Mieter umgelegt werden dürfen:
 

1. Die Grundsteuer
2. Kosten für die Wasserversorgung
3. Entwässerungskosten
4. Heizkosten
5. Kosten für die Warmwasserversorgung
6. Kosten für verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
7. Kosten für Aufzüge
8. Kosten für Straßenreinigung und Müllbeseitigung
9. Reinigungskosten
10. Kosten für die Gartenpflege
11. Beleuchtungskosten
12. Kosten für die Reinigung des Schornsteines
13. Laufende Kosten für die Sach- und Haftpflichtversicherung
14. Laufende Kosten für den Hauswart
15. Entstehende Kosten für vorhandene TV-Anschlüsse
16. Kosten für den Betrieb von gemeinschaftlichen Waschmaschinen und Wäschetrocknern
17. Sonstige Kosten
     

Einige dieser Kosten doppeln sich und müssen dann selbstverständlich nicht zweimal vom Mieter gezahlt werden. So beinhalten die Heizkosten meistens bereits die Warmwasserkosten.

Darüber hinaus gibt es spezielle Kosten, die der Vermieter auf keinen Fall auf den Mieter umlegen darf. Dazu gehören unter anderem die Kosten für die Hausverwaltung, Kosten für die Reparatur an der Elektroanlage eines Mieters oder die Rücklagen für die Renovierung des Gebäudes. Doch obwohl die Form der Nebenkostenabrechnung sehr exakt geregelt ist, geht der Deutsche Mieterbund davon aus, dass jede zweite Nebenkostenabrechnung in Deutschland fehlerhaft ist. Es lohnt sich also, einen genauen Blick auf die Abrechnung zu werfen, um überhöhte Zahlungen zu vermeiden.

Wichtig zu beachten ist, dass nur die Betriebskosten, mithilfe der Betriebskostenabrechnung, auf den Mieter umgelegt werden können. Der Unterschied zwischen Neben- und Betriebskosten ist nicht immer ganz einfach zu erkennen. Denn auch Verwaltungskosten können häufig anfallen, sind aber trotzdem nicht umlagefähig. Die Betriebskosten werden nach §1 BetrKV und §2 BetrKV geregelt.

Obwohl die Nebenkostenabrechnung laut Gesetz einfach und verständlich abgefasst werden muss, um den Mieter zu schützen, entstehen dabei immer wieder Fehler. Nicht selten bleiben diese Fehler in Nebenkostenabrechnungen unerkannt, da die Mieter nicht genau darüber informiert sind, welche formellen Richtlinien und Fristen der Vermieter bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung einzuhalten hat. Achte deshalb bei der nächsten Nebenkostenabrechnung auf die folgenden Punkte:
 

• Eine fehlerhafte oder zu spät zugestellte Abrechnung ist ungültig.
• Auch die Nachforderung von Kosten, die laut Mietvertrag bereits in der Miete enthalten sind, ist nicht zulässig.
• Bei einer sogenannten Inklusiv- oder Bruttomiete etwa werden alle laufenden Kosten bereits von der Miete abgedeckt. Kalkuliert der Vermieter diese Kosten falsch oder steigen sie im Laufe des Jahres, darf er vom Mieter keine Nachzahlung fordern.
• Und auch für leerstehende Wohnungen entstehen natürlich laufende Kosten, die der Vermieter tragen muss. Diese darf er aber nicht anteilig auf die anderen Bewohner des Hauses umrechnen.

Die Betriebskostenverordnung sieht vor, dass jeder Mieter einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung erhält, sofern im Mietvertrag eine monatliche Abschlagzahlung für die Nebenkosten vereinbart ist. Spätestens mit dem Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende einer Abrechnungsperiode muss die Abrechnung dann beim Mieter vorliegen.

Wenn der Abrechnungszeitraum beispielsweise vom 01.01. bis zum 31.12. dauert, sollte der Mieter die Abrechnung spätestens am 31.12. des Folgejahres erhalten. Versäumt der Vermieter diese Frist, ist die Nebenkostenabrechnung ungültig.

Die Verjährungsfrist von Nebenkostenabrechnungen ist vor allem beim Auszug relevant. Wenn du nach einem Auszug im November 2022 eine Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum zwischen 01. Juli 2016 bis zum 30. Juni 2017 erhältst, musst du diese nicht mehr bezahlen. Die Verjährungsfrist von drei Jahren wurde hier bereits überschritten.

Hier nochmal die Fristen für die Nebenkostenabrechnung im Überblick:

Auch der Mieter muss sich an bestimmte, gesetzlich genau festgelegte Fristen halten. So hat er zwar insgesamt zwölf Monate Zeit, um die Abrechnung auf ihre Richtigkeit zu überprüfen und Widerspruch einzulegen. Doch insgesamt stehen ihm nur 30 Tage nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung zur Verfügung, um die Kosten zu begleichen.
 

Übrigens:
Wenn der begründete Verdacht besteht, dass die Nebenkostenabrechnung fehlerhaft ist, sollte der Mieter die Zahlung nur unter Vorbehalt und mit der Option auf eine Rückforderung leisten und die Abrechnung von einem spezialisierten Rechtsanwalt überprüfen lassen.