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Was bei einem Firmenumzug zu beachten ist

Ein Firmenumzug erfordert viel Know-how und spezielle Transportmöglichkeiten. Eine frühe Planung des Gewerbe-Umzugs und das passende Fachunternehmen sind daher wichtige Faktoren für einen reibungslosen Ablauf.

Wie sieht die Anfangsplanung aus?

Wenn Mitarbeiter eingestellt werden sollen und das Büro zu klein wird, bleibt oft nur der Umzug in neue Räumlichkeiten. Da die Vertragslaufzeiten bei gewerblich genutzten Objekten meist über mehrere Jahre festgelegt sind, sollte dazu der Mietvertrag geprüft und der Vertrag dementsprechend rechtzeitig gekündigt werden. Natürlich müssen alle Mitarbeiter und der Betriebsrat über die Veränderung in Kenntnis gesetzt werden. Gerade bei einem Firmenumzug in eine andere Stadt kann das für die Mitarbeiter einen Wohnortswechsel bedeuten. In einer Mitarbeiterversammlung sollte das Vorhaben erklärt, die Vorteile der neuen Räumlichkeiten erläutert und Raum für die Wünsche der Mitarbeiter gegeben werden. Werden die neuen Büroräume noch renoviert, kann der Chef mit Rundmails und Fotos auf den aktuellen Stand der Arbeiten hinweisen und die Vorfreude auf den neuen, größeren Arbeitsplatz steigern. Verschiedene Ämter, Behörden, Verbände und Kammern sollten frühzeitig über den Umzug in Kenntnis gesetzt werden, wie etwa das Finanzamt, die IHK, die Agentur für Arbeit oder das Gewerbeamt. Und nicht zuletzt sollte der genaue Umzugstag gut geplant sein, um einen Arbeitsausfall möglichst zu vermeiden. Hier bieten sich zum einen Wochenenden an, zum anderen die betrieblich eher ruhigen Tage des Monats, an denen beispielsweise keine Auslieferungen anstehen.

Warum lohnt sich eine Spedition?

Für große Unternehmen ist es kaum möglich, einen Firmenumzug ohne professionelle Unterstützung durchzuführen. Der Zeit- und Organisationsaufwand ist für Unerfahrene nur schwer einzuschätzen. Zudem ist es schon aus Gründen des Versicherungsschutzes sinnvoll, auf die Erfahrung einer Spedition zu vertrauen. Schon während der Planung kann die Firma helfend zur Seite stehen und den genauen Ablauf mit dem Firmeninhaber durchgehen. Bei großen und empfindlichen Geräten ist ein Transport in Eigenregie ohnehin nicht machbar. Zudem ist der Vorteil einer Umzugsfirma, dass sie im Schadensfall haftet. Allerdings sollte gerade bei teuren Gerätschaften nicht auf eine zusätzliche Versicherung verzichtet werden, da das Umzugsgut nur bis 620 Euro pro Kubikmeter versichert ist. Zwar übernehmen die Fachkräfte auf Wunsch den gesamten Firmenumzug, wer jedoch einige Aufgaben selbst übernimmt, kann hier Kosten einsparen. So können die Mitarbeiter ihre Arbeitsutensilien selbst in Umzugskartons packen oder Büromöbel demontieren. Der damit einhergehende Arbeitsausfall sollte natürlich bedacht werden. Der Firmenumzug ist eine gute Möglichkeit, sich von nicht mehr benötigter Büroeinrichtung und alten Akten zu trennen. Je weniger an den neuen Standort transportiert werden muss, desto günstiger wird der Transport.

Nach dem Firmenumzug

Schon mehrere Wochen vor dem Standortwechsel sollten Kunden und Geschäftspartner über die Adressänderung informiert werden, etwa in Anschreiben oder in der E-Mail-Signatur. Ist der Firmenumzug dann überstanden, kann die neue Adresse mit den aktuellen Telefon- und Faxnummern hervorgehoben werden, damit sie nicht übersehen wird. Damit in den ersten Wochen tatsächlich keine wichtige Briefpost verlorengeht, ist ein Nachsendeantrag bei der Post sinnvoll. Für die kommende Steuererklärung sollten alle Rechnungen und Belege des Firmenumzugs gesammelt werden.

Worauf sollte man beim Firmenumzug noch achten?

Einen Firmenumzug zu planen, erfordert die Berücksichtigung vieler verschiedener Faktoren und sollte als eigenes Firmenprojekt gehandhabt werden. Vor dem Umzug sollten Renovierungsmaßnahmen zur Übergabe der alten Gewerbeeinheit berücksichtigt und die Gestaltung der neuen geplant werden. Darüber hinaus gilt es, den optimalen Umzugstermin zu finden – bestenfalls außerhalb der Betriebszeiten etwa am Wochenende. Weiterhin müssen Mitarbeiter, Geschäftspartner, aber auch behördliche Einrichtungen oder Verbände über die neue Adresse informiert werden. Wichtig sind unter Umständen das Finanzamt, Gewerbeamt, Versicherungen, Service-Dienstleister und Genossenschaften.

Vor dem Umzug sollte Einrichtung der Firma inventarisiert werden, um einen Überblick über alle Güter und Einrichtungen des Unternehmens zu erhalten. Gegebenenfalls können einige Einrichtungsgegenstände in Absprache mit dem Umzugsunternehmen auch schon früher umziehen, damit der Geschäftsbetrieb nicht unnötig unter dem Umzug leidet. Die täglich im Gebrauch stehenden Gerätschaften müssen hingegen bis zum Schluss im Unternehmen verbleiben. Neben der sachgemäßen Sicherung des Transportguts durch das beauftragte Umzugsunternehmen ist die Einrichtung des neuen Gewerbestandortes zu bedenken. Ein Grundriss hilft bei der Planung und macht deutlich, ob eventuell Einrichtungsgegenstände oder Geräte ver- oder zugekauft werden müssen. Da eine sinnvolle Neuaufteilung der Räumlichkeiten nach dem Firmenumzug nicht mehr so leicht möglich sein wird, sollte dies ebenfalls weit im Voraus bedacht werden. Auch die Installation der neuen Unternehmens-IT und der Umzug der Netzwerkstrukturen erfordert zumeist spezialisierte Umzugsunternehmen, um den Betrieb in den neuen Räumlichkeiten wieder schnell aufnehmen zu können.


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