Was ist die Nebenkostenabrechnung?

Einmal im Jahr muss der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen, in der die laufenden Kosten für den Betrieb eines Gebäudes oder Grundstückes festgehalten werden. Diese Kosten muss der Mieter bezahlen.

Häufig werden die Nebenkosten auch als Betriebskosten bezeichnet, da sie alle laufenden Kosten beinhalten, die anfallen, um ein Gebäudes instand zu halten. Dazu gehören zum Beispiel die Grundsteuer oder die Kosten für die Müllbeseitigung. Insgesamt schreibt die Betriebskostenverordnung 17 verschiedene Nebenkostenarten fest, die vom Vermieter auf den Mieter umgelegt werden dürfen:

• die Grundsteuer
• Kosten für die Wasserversorgung
• Entwässerungskosten
• Heizkosten
• Kosten für die Warmwasserversorgung
• Kosten für verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
• Kosten für Aufzüge
• Kosten für Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Reinigungskosten
• Kosten für die Gartenpflege
• Beleuchtungskosten
• Kosten für die Reinigung des Schornsteines
• laufende Kosten für die Sach- und Haftpflichtversicherung14.   laufende Kosten für den Hauswart
• entstehende Kosten für vorhandene TV-Anschlüsse
• Kosten für den Betrieb von gemeinschaftlichen Waschmaschinen und Wäschetrocknern
• sonstige Kosten

Einige dieser Kosten doppeln sich und müssen dann selbstverständlich nicht zweimal vom Mieter gezahlt werden. So beinhalten die Heizkosten meistens bereits die Warmwasserkosten. Darüber hinaus gibt es spezielle Kosten, die der Vermieter auf keinen Fall auf den Mieter umlegen darf. Dazu gehören unter anderem die Kosten für die Hausverwaltung, Kosten für die Reparatur an der Elektroanlage eines Mieters oder die Rücklagen für die Renovierung des Gebäudes. Doch obwohl die Form der Nebenkostenabrechnung sehr exakt geregelt ist, geht der deutsche Mieterbund davon aus, dass jede zweite Nebenkostenabrechnung in Deutschland fehlerhaft ist. Es lohnt sich also, einen genauen Blick auf die Abrechnung zu werfen, um überhöhte Zahlungen zu vermeiden.

Obwohl die Nebenkostenabrechnung laut Gesetz einfach und verständlich abgefasst werden muss, um den Mieter zu schützen, entstehen dabei immer wieder Fehler. Nicht selten bleiben diese Fehler in Nebenkostenabrechnungen unerkannt, da die Mieter nicht genau darüber informiert sind, welche formellen Richtlinien und Fristen der Vermieter bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung einzuhalten hat. Doch eine fehlerhafte oder zu spät zugestellte Abrechnung ist ungültig. Auch die Nachforderung von Kosten, die laut Mietvertrag bereits in der Miete enthalten sind, ist nicht zulässig. Bei einer sogenannten Inklusiv- oder Bruttomiete etwa werden alle laufenden Kosten bereits von der Miete abgedeckt. Kalkuliert der Vermieter diese Kosten falsch oder steigen sie im Laufe des Jahres, darf er vom Mieter keine Nachzahlung fordern. Und auch für leerstehende Wohnungen entstehen natürlich laufende Kosten, die der Vermieter tragen muss. Diese darf er aber nicht anteilig auf die anderen Bewohner des Hauses umrechnen. Zu den häufigsten Fehlern einer Nebenkostenabrechnung zählt allerdings das Nichteinhalten der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen.

Die Betriebskostenverordnung sieht vor, dass jeder Mieter einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung erhält – sofern im Mietvertrag eine monatliche Abschlagzahlung für die Nebenkosten vereinbart ist. Spätestens mit dem Ablauf des 12. Monats nach dem Ende einer Abrechnungsperiode muss die Abrechnung dann beim Mieter vorliegen. Wenn der Abrechnungszeitraum beispielsweise vom 01.01. bis zum 31.12. dauert, sollte der Mieter die Abrechnung spätestens am 31.12. des Folgejahres erhalten. Versäumt der Vermieter diese Frist, ist die Nebenkostenabrechnung ungültig.

Auch der Mieter muss sich an bestimmte, gesetzlich genau festgelegte Fristen halten. So hat er zwar insgesamt 12 Monate Zeit, um die Abrechnung auf ihre Richtigkeit zu überprüfen und Widerspruch einzulegen. Doch insgesamt stehen ihm nur 30 Tage nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung zur Verfügung, um die Kosten zu begleichen. Wenn allerdings der begründete Verdacht besteht, dass die Nebenkostenabrechnung fehlerhaft ist, sollte der Mieter die Zahlung nur unter Vorbehalt und mit der Option auf eine Rückforderung leisten und die Abrechnung von einem spezialisierten Rechtsanwalt überprüfen lassen.